Przepisy dotyczące formy dokumentowej trafiły do kodeksu cywilnego w 2016 roku. To forma uproszczona zawierania umów. Bezpieczna forma dokumentowa – skany umowy.
Na czym polega forma dokumentowa?
To nie podpis i wymienienie się dokumentami decyduje o zawarciu umowy, lecz „dokument”, z którego wynika, że zapisy wymienione między zainteresowanymi zawarciem umowy w takiej formie oddają intencje każdej ze stron.
W rozumieniu art. 77[3] Kodeksu cywilnego tym „dokumentem” jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią – wiadomości e-mail, sms’y, obrazy, dźwięki czy też pliki komputerowe.
Wystarczy, że z tych „dokumentów” wynikać będzie od kogo one pochodzą.
>>> Jak zgodnie z prawem przeprowadzić cold calling – przeczytaj artykuł: Cold calling – czy możesz zadzwonić do klienta bez jego zgody?
Minusy formy dokumentowej
Wyobraź sobie, że dyskutujesz poprzez e-maile, jest ich tyle, że robi się z tego tasiemiec i trudno połapać się w zależnościach ustalonych w taki sposób.
Możliwe jest wtedy, że ta umowa rzeczywiście zostanie zmieniona w ferworze dyskusji toczącej się na setki maili, a Ty tego nawet nie zauważysz.
Bo skoro forma dokumentowa pozwana na zawarcie umowy za pośrednictwem e-maila to również w taki sposób może ona być zmieniona.
Czy skany umów to idealna wersja umowy dokumentowej?
Wykorzystanie skanów umów to bezpieczna wersja formy dokumentowej. Strony wymieniają się wydrukowanymi i podpisanymi skanami/zdjęciami. W ciągu kilku minut dochodzi do zatwierdzenia kontraktu, bez konieczności odwiedzania poczty, czy przesyłania papierów kurierem.
>>> Spółka z o.o. to po jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) najpopularniejsza forma prowadzenia działalności. Dlaczego tylu przedsiębiorców wybiera ten rodzaj biznesu? – przeczytaj w artykule: Spółka z o.o. – dlaczego warto ja założyć?
Aneks do umowy – nic prostszego – zachowujemy wymianę skanami.
Umowa dokumentowa w formie skanów może być świetną opcją dla agencji 360. Agencjom tym zależy na oszczędności czasu i ogólnej prostocie zawierania umów.
Pamiętajcie jednak o wymogu posiadania pisemnej umowy w przypadku praw autorskich.
Chcesz wiedzieć jak zastrzec formę dokumentową dla umowy w postaci skanów?
Odwiedź blog Na ratunek kreatywnym i odnajdź artykuł Jak forma dokumentowa przyspiesza agencjom 360 zawieranie umów z klientami.
Photo by Mahrous Houses on Unsplash
***
Numer dowodu czy PESEL? Czego wymagać od strony w umowie?
Przy zawieraniu umów, jeśli jedną ze stron jest konsument, często powraca pytanie, czy w komparycji powinien znaleźć się numer dowodu osobistego czy PESEL, a może obie dane osobowe.
Jak powinna wyglądać prawidłowa komparycja w umowie?
Przykładowo może ona przybrać formę: [Czytaj dalej…]