Przepisy dotyczące formy dokumentowej trafiły do kodeksu cywilnego w 2016 roku. To forma uproszczona zawierania umów.  Bezpieczna forma dokumentowa – skany umowy.

Na czym polega forma dokumentowa?

To nie podpis i wymienienie się dokumentami decyduje o zawarciu umowy, lecz „dokument”, z którego wynika, że zapisy wymienione między zainteresowanymi zawarciem umowy w takiej formie oddają intencje każdej ze stron.

W rozumieniu art. 77[3] Kodeksu cywilnego tym „dokumentem” jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią – wiadomości e-mail, sms’y, obrazy, dźwięki czy też pliki komputerowe.

Wystarczy, że z tych „dokumentów” wynikać będzie od kogo one pochodzą.

Minusy formy dokumentowej

Wyobraź sobie, że dyskutujesz poprzez e-maile, jest ich tyle, że robi się z tego tasiemiec i trudno połapać się w zależnościach ustalonych w taki sposób.

Możliwe jest wtedy, że ta umowa rzeczywiście zostanie zmieniona w ferworze dyskusji toczącej się na setki maili, a Ty tego nawet nie zauważysz.

Bo skoro forma dokumentowa pozwana na zawarcie umowy za pośrednictwem e-maila to również w taki sposób może ona być zmieniona.

Czy skany umów to idealna wersja umowy dokumentowej?

Wykorzystanie skanów umów to bezpieczna wersja formy dokumentowej. Strony wymieniają się wydrukowanymi i podpisanymi skanami/zdjęciami. W ciągu kilku minut dochodzi do zatwierdzenia kontraktu, bez konieczności odwiedzania poczty, czy przesyłania papierów kurierem.

Aneks do umowy – nic prostszego – zachowujemy wymianę skanami.

Umowa dokumentowa w formie skanów może być świetną opcją dla agencji 360. Agencjom tym zależy na oszczędności czasu i ogólnej prostocie zawierania umów.

Pamiętajcie jednak o wymogu posiadania pisemnej umowy w przypadku praw autorskich.

Chcesz wiedzieć jak zastrzec formę dokumentową dla umowy w postaci skanów? Odwiedź blog „Na ratunek kreatywnym” i odnajdź artykuł „Jak forma dokumentowa przyspiesza agencjom 360 zawieranie umów z klientami”.

***

Po przeczytaniu: “Bezpieczna forma dokumentowa – skany umowy”, zapraszamy również do lektury:

• Żołnierzu, czy otrzymujesz wiadomości od przełożonych na prywatne komunikatory?
• Numer dowodu czy PESEL? Czego wymagać od strony w umowie?
• Umowa użyczenia samochodu a parkowanie w strefie płatnego parkowania niestrzeżonego

Photo by Mahrous Houses on Unsplash