W jaki sposób jako wykonawca powinieneś komunikować się z zamawiającym w trakcie postępowania o udzielenie zamówień publicznych? Czy możesz wysłać mu e-mail ze swoją ofertą? Na te pytania spróbujemy odpowiedzieć w poniższym wpisie.
Kto określa środki komunikacji elektronicznej podczas postępowania?
To zamawiający określa środki komunikacji elektronicznej. Od niego będzie zależał wybór platformy zakupowej poprzez którą będzie prowadził postępowanie.
Zamawiający opisze również wymagania techniczne i organizacyjne odnośnie do sporządzania, odbierania, wysyłania korespondencji elektronicznej.
Powyższe wskazania zamawiającego znajdziesz w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).
>>> Przeczytaj wywiad z mec. Bartoszem Majdą o zasadzie jawności w Prawie zamówień publicznych
Obowiązkowy adres e-mail
Zamawiający ma obowiązek podania swojego adresu e-mail w SWZ.
Niestety, ustawodawca nie wyjaśnił w jakim celu ma ten obowiązek wypełnić. I tu znajduje się źródło problemów w komunikacji między wykonawcą a zamawiającym w postępowaniu o udzieleniu zamówień publicznych. Ze względu na to, że adres jest wyszczególniony wykonawcy zakładają, że maja do czynienia z odpowiednią formą komunikacji.
Czy jako wykonawca możesz wysłać do zamawiającego e-mail z ofertą?
Przede wszystkim pamiętaj o tym, że ofertę musisz złożyć w sposób wymagany przez zamawiającego.
Najczęściej ma to miejsce za pomocą platformy zakupowej. Wszelkie wnioski, oświadczenia, zawiadomienia informacje przekazuje się w formie elektronicznej za pośrednictwem tejże platformy i stosownego formularza („Wyślij wiadomość do Zamawiającego”).
Dlatego, o ile nie ma żadnych przeciwskazań, aby pisać e-maile do zamawiającego, to składanie ofert należy wykonać przez kanał przez niego wybrany w SWZ.
Podsumowując, najbezpieczniej będzie, gdy potraktujesz komunikację e-mailową jako pomocniczą w stosunku do głównej opartej na platformie zakupowej.
>>> Jak zgodnie z prawem przeprowadzić cold calling – przeczytaj artykuł: Cold calling – czy możesz zadzwonić do klienta bez jego zgody?
***
Problemy podczas komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą były omawiane na konferencji dotyczącej zamówień sektorowych przez autora bloga Jak wygrać przetarg, Pana Mecenasa Bartosza Majdę.
W artykule o tytule Problemy praktyczne ze środkami komunikacji elektronicznej przeczytasz omówienie kilku kwestii poruszonych na wystąpieniu Pana Mecenasa.
We wpisie znajdziesz m.in. typowy przykład sposobu komunikacji w trakcie postępowania, który najczęściej wybierają zamawiający.
Photo by erica steeves on Unsplash
***
Kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, podpis osobisty – jak podpisywać ofertę przetargową (i inne dokumenty)?
Dziś zarysujemy w jakiej formie można podpisywać ofertę przetargową (oraz inne dokumenty). Wyjaśnimy dokładniej czym jest podpis osobisty, bo to on budzi najwięcej problemów interpretacyjnych podczas przygotowywania ofert do przetargu.
Zasady podpisywania ofert określa ustawa Prawo zamówień publicznych.
Po pierwsze w postępowaniu o udzielenie zamówienie nie można podpisywać oferty odręcznie [Czytaj dalej…]